Der Kommunikationsexperte Schulz von Thun hat sich lange Zeit damit beschäftigt, wie Dialoge gelingen. Ergebnis seiner Arbeit ist das Vier-Ebenen-Modell:

Was Sie sagen, ist das eine. Wie Sie es sagen, das andere. Ebenso entscheidend ist, wie das Gesagte beim Gegenüber ankommt. Dabei spielen nicht nur die Worte, sondern auch Gestik, Tonfall, Mimik und Haltung des Sprechenden eine Rolle. 

Sie sehen: Kommunikation ist hochkomplex. Vor allem aber ist sie höchst fragil. Wenn der „Empfänger“ das Gesagte anders interpretiert, als der „Sender“ es meint, dann ist es schon da: das Missverständnis.

Sprechen Sie Klartext

Praxisbeispiel: Glückliche Neukunden 

Anja hat es eilig. Schnell wirft sie ihrer Auszubildenden Ela eine Mappe auf den Schreibtisch: „Schickst du bitte schnell die Flyer hier raus? Du weißt ja, an wen sie gehen.“ Und weg ist sie. Ela macht sich gleich ans Werk. „Stimmt, gestern hat Anja im Meeting das Mailing für Neukunden erwähnt.“ Als Anja wiederkommt, ruft Ela ihr fröhlich zu: „Alles schon erledigt! Die Kunden werden sich über das Super-Angebot freuen.“ Anja ahnt nichts Gutes und sie behält recht: Ela hat den 35%-Preisnachlass für die VIP-Kunden soeben an Neukunden versendet. 

Achten Sie auf die folgenden Regeln, um Missverständnisse wie dieses zu verhindern.

Seien Sie so präzise und sachlich wie möglich

Ob Erklärung, Anweisung, Lob oder Kritik – sprechen Sie so konkret wie möglich mit Ihren Auszubildenden. Bleiben Sie sachlich. Humor, Ironie und Sarkasmus sind zwar unterhaltsam, können aber fehlinterpretiert werden. 

Machen Sie Ihre Erwartungen deutlich

Was erwarten Sie? Formulieren Sie die Ziele, die die Auszubildenden mit einer Aufgabe erreichen sollen. Erklären Sie auch die Hintergründe, das Warum. Das kostet zwar mehr Zeit, vermeidet aber nachträgliche Korrekturschleifen. 

Alles verstanden? Haken Sie nach

Viele Auszubildende behalten es für sich, wenn sie etwas nicht verstanden haben. Gehen Sie aktiv auf sie zu. Fragen Sie, ob es noch etwas zu klären gibt. So prüfen Sie, ob Ihre Kommunikation funktioniert hat. 
Gleiches gilt auch umgekehrt: Lässt die Aussage eines oder einer Ihrer Auszubildenden Interpretationen zu? Vergewissern Sie sich, was genau gemeint ist.